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香港公開大學的保障個人資料政策

香港公開大學的保障個人資料政策

本聲明闡述香港公開大學的保障個人資料政策及香港公開大學會如何處理你的個人資料。

原則一--收集

香港公開大學提供教育及培訓服務。為此,大學開展各種活動並收集及使用個人資料,用於與該等活動有關的各種目的。

在收集你的個人資料前,香港公開大學會向你提供條例要求的資料,並告知你可享有的權利,如取得大學持有的你的個人資料的複本及要求改正資料中的不準確之處。

香港公開大學會將你的個人資料保密。但為了進行某些大學活動或基於法律要求,大學可能不時需要把你的個人資料披露給其他人士。如有可能,香港公開大學將盡力確保接收個人資料的人士亦同意將該等資料保密,並按照條例的規定處理該等個人資料。

原則二--準確性及保留

如切實可行,香港公開大學將採取措施確保其保留有關你的個人資料是準確的,但你應留意,倘若你的個人資料有變,你有責任告知香港公開大學。如果你不將該等資料的任何變動通知香港公開大學,大學就不能確認你的個人資料是否正確無誤。如果你的個人資料不正確,大學將採取步驟,在使用該等資料前改正資料中的不準確之處,或將確保資料中的不準確之處被刪除。

香港公開大學會不時檢討以確定是否需要繼續保存你的個人資料。不再需要的個人資料將被刪除。

原則三--使用

除非經你同意,否則香港公開大學不會將你的個人資料用於在收集該等資料時指定的目的(或直接相關的目的)以外的其他用途。

原則四--保安

香港公開大學將採取措施保障你的個人資料免受任何未經批准的或意外的查閱、處理、刪除或使用。

香港公開大學已制定了一套《實務守則》為員工及與香港公開大學有合約或教育上的關係的其他個人提供指引。

原則五--信息

向從你收集個人資料之時或之前,香港公開大學將告知你:

(i) 要收集你的個人資料的原因;

(ii) 該等資料可能會作甚麼用途使用;

(iii) 該等資料可能會轉移給甚麼人士;及

(iv) 條例賦予你的權利 - 要求確定香港公開大學是否持有你的個人資料。

香港公開大學制定的《實務守則》詳細列明了

(i) 大學持有的個人資料的種類;

(ii) 大學持有該等個人資料的目的;及

(iii) 大學在該等個人資料方面的政策及實踐常規。

原則六-查閱及改正

根據條例,你有權致函香港公開大學:-

(i)以確定大學是否持有你的個人資料;如證明屬實,還可以

(ii) 要求提供一份該等個人資料的複本;及

(iii) 要求改正該等個人資料中的任何不準確之處。

你可以使用香港公開大學為上述目的而提供的表格提出上述要求。這些表格可以從香港公開大學保障資料主任處取得。香港公開大學可能向你收取費用以支付其行政成本。